Ersatzleistung für Urlaubsentgelt

Berechnung der offenen Urlaubstage

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses ist zu prüfen ob der Dienstnehmer noch offene Urlaubstage hat. Dabei wird der offene Urlaubsanspruch wie folgt berechnet:

  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/12 Monate x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Monate oder
  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/52 Wochen x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Wochen oder
  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/365 Tage x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Tage
    (366 Tage, wenn es sich um ein Schaltjahr handelt)

Diesem aliquoten Urlaubsanspruch sind die konsumierten Urlaubstage gegenüber zu stellen. Die Differenz an Urlaubstagen wird ausbezahlt.

Falls bereits mehr Urlaub verbraucht wurde, kommt es zu keiner Rückforderung gegenüber dem Dienstnehmer außer das Dienstverhältnis wurde durch

  • unberechtigten vorzeitgen Austritt oder
  • verschuldete Entlassung

beendet.

Bei Kündigung durch den Dienstgeber oder Dienstnehmer bzw bei einvernehmlicher Lösung gehen zu viel verbrauchte Urlaubstage zu Lasten des Dienstgebers.

Sind noch Urlaubstage offen werden diese ausbezahlt, außer der Dienstnehmer ist unberechtigt vorzeitig ausgetreten.

Nicht verbrauchte Urlaubstage aus Vorjahren sind immer, egal wie das Dienstverhältnis endet, auszuzahlen.

Verweise: § 10 Urlaubsgesetz

Berechnung der Urlaubsersatzleistung

regelmäßig wiederkehrende Bezüge (Gehalt, Lohn, Überstunden, Prämien, Sachbezüge)

aliquoter Anteil Urlaubs- und Weihnachtsgeld

aliquoter Anteil von Prämien, Bilanzgeld, Provisionen oder sonstigen jährlich gezahlten Bezügen

Berechnungsbeispiel mit Werktagen:

Eintritt des Dienstnehmers: 1.5.2017
Monatslohn: 2.040,00
Überstundenpauschale: 300,00
Urlaubsanspruch: 30 Werktage /Arbeitsjahr - 25 Arbeitstage
Beginn des Urlaubsjahres: am 1.5. jedes Jahres
Ende des Dienstverhältnisses: 31.10.2018 - Kündigung durch den Dienstnehmer
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr: 5 Werktage
kein Urlaub im Austrittsjahr verbraucht

WT=Werktage
KT=Kalendertag
AT = Arbeitstage

Berechnung des aliquoten Urlaubes im Austrittsjahr
30 WT x 183 KT (1.5.2018 – 31.10.2018) : 365 = 15,04 WT
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr:              +  6,00 WT
Gesamt:                                                             21,04 WT

Berechnung des Urlaubsanspruches
Kaufmännische Rundung: 21,00 WT
Der Ermittlung der Höhe der Urlaubsersatzleistung sind 21 WT zu Grunde zu legen.

Basis des Urlaubsentgeltes für 1 Monat: 2.340,00 (Lohn und Überstundenpauschale)
Aliquotes Urlaubsgeld: 170,00 (Basis: 2.040,00/6/2)
Aliquotes Weihnachtsgeld: 170,00 (Basis: 2.040,00/6/2)

UEL laufender Bezug: 2040/26x21 = 1.647,69
UEL Sonderzahlung: 2040/6/26x21 = 274,61

Berechnungsbeispiel mit Arbeitstagen

Berechnung des aliquoten Urlaubes im Austrittsjahr
25 AT x 183 KT (1.5.2018 – 31.10.2018) : 365 = 12,53 AT
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr:              +  5,00 AT
Gesamt:                                                             17,5 AT

UEL laufender Bezug: 2040/22x17,5 = 1.622,72
UEL Sonderzahlung: 2040/6/22x17,5 = 270,45

Wird der Urlaub nach Werktagen bemessen so wird der Monatsbetrag durch 26 dividiert. Richtet sich der Urlaubsanspruch nach Arbeitstagen (5 Tage- Woche) so wird der Monatbetrag durch 22 dividiert.

Abrechnung mit der Krankenkasse

Für die Abrechnung mit der Gebietskrankenkasse sind die laufenden Anteile der Urlaubsersatzleistzung als allgemeine Beitragsgrundlage zu melden und abzurechnen. Die aliquoten Sonderzahlungsanteile sind beitragsrechtlich als Beitragsgrundlage für Sonderzahlungen zu melden und abzurechnen. Daher müssen diese auch gesondert berechnet werden.

Beim laufenden Anteil der Urlaubsersatzleistung ist darauf zu achten, ob diese auf verschiedene Beitragszeiträume aufzuteilen ist. Wenn z.B. das Dienstverhältnis am Ende eines Monats beendet wird, fällt die Urlaubsersatzleistung in den nächsten Monat und ist in diesem zu melden. Die Sonderzahlung wird dem Beendigungsmonat (= arbeitsrechtliches Ende des Dienstverhältnisses) zugerechnet.

Die Urlaubsersatzersatzleistung verlängert die Pflichtversicherung. Zu den Urlaubstagen sind die Wochenendtage dazu zu rechnen. Bei einer 6 Tage-Woche, Urlaub nach Werktagen, sind pro 6 volle Urlaubstage 1 Tag, der Sonntag zur Pflichtversicherungszeit dazu zu rechnen. Bei einer 5 Tage-Woche, Urlaub nach Arbeitstagen sind pro 5 Arbeitstage 2 Tage (Samstag, Sonntag) dazu zu rechnen.

Für die Zeit der Verlängerung der Pflichtversicherung sind alle Umlagen bzw. Nebenbeiträge, wie der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge, abzuführen.

monatlicher Beitragsgrundlagennachweis

Erstreckt sich die Verlängerung der Pflichtversicherung über ein Monat hinaus, so sind für jedes Monat getrennte mBGM zu erstellen.

(Wird ein Dienstverhältnis durch einen unberechtigten vorzeitigen Austritt oder eine schuldhafte Entlassung beendet, so kann dem Dienstnehmer zu viel verbrauchter Urlaub abgezogen werden. Für die Sozialversicherung hat eine solche Rückerstattung keine Auswirking da die Pflichtversicherung nicht verkürzt wird. Diese Rückforderungsansprüche des Dienstnehmers mindern auch nicht die Beitragsgrundlage für die Sozialversicherung.)

Abmeldung bei der Krankenkasse

Bei der Abmeldung ist im Feld "Ende Beschäftigungsverhältnis" das Datum des arbeitsrechtlichen Endes der Beschäftigung und unter "Ende des Entgeltanspruches" das Datum des Endes der Pflichtversicherung einzutragen (arbeitsrechtliches Ende + Urlaubstage + Wochenendage). Der Zeitraum der Ersatzleistung für Urlaubsentgelt ("ab", "bis") ist anzugeben. Im Feld "Betrieblicher Vorsorgebeitrag Ende" ist ebenfalls das Ende der Pflichtversicherung (daher das Ende des Entgeltanspruches) einzutragen.