Ersatzleistung für Urlaubsentgelt

Berechnung der offenen Urlaubstage

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses ist zu prüfen ob der Dienstnehmer noch offene Urlaubstage hat. Dabei wird der offene Urlaubsanspruch wie folgt berechnet:

  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/12 Monate x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Monate oder
  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/52 Wochen x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Wochen oder
  • voller Urlaubsanspruch pro Urlaubsjahr/365 Tage x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Tage
    (366 Tage, wenn es sich um ein Schaltjahr handelt)

Diesem aliquoten Urlaubsanspruch sind die konsumierten Urlaubstage gegenüber zu stellen. Die Differenz an Urlaubstagen wird ausbezahlt.

Falls bereits mehr Urlaub verbraucht wurde, kommt es zu keiner Rückforderung gegenüber dem Dienstnehmer außer das Dienstverhältnis wurde durch

  • unberechtigten vorzeitgen Austritt oder
  • verschuldete Entlassung

beendet.

Bei Kündigung durch den Dienstgeber oder Dienstnehmer bzw bei einvernehmlicher Lösung gehen zu viel verbrauchte Urlaubstage zu Lasten des Dienstgebers.

Sind noch Urlaubstage offen werden diese ausbezahlt, außer der Dienstnehmer ist unberechtigt vorzeitig ausgetreten.

Nicht verbrauchte Urlaubstage aus Vorjahren sind immer, egal wie das Dienstverhältnis endet, auszuzahlen.

Berechnungsbeispiel

Eintritt des Dienstnehmers:1.5.2017
Monatslohn:€ 2.040,00
Überstundenpauschale pro Monat:€ 400,00
Urlaubsanspruch:30 Werktage  pro Arbeitsjahr 
(25 Arbeitstage pro Arbeitsjahr)
Beginn des Urlaubsjahres:1.5.
(Arbeitsjahr für den Urlaub geht immer vom 1.5. bis 30.4 des nächsten Jahres)
Ende des Dienstverhältnisses:31.10.2018 - Kündigung durch den Dienstnehmer
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr:
(endete am 30.4.2018 - ab 1.5. entsteht wieder ein neuer Urlaubsanspruch):
6 Werktage (5 Arbeitstage)
kein Urlaub im Austrittsjahr verbraucht 

Berechnung der auszuzahlenden Urlaubstage

Abkürzungen: WT=Werktage KT=Kalendertag AT = Arbeitstage

Berechnung des aliquoten Urlaubes im Austrittsjahr mit Werktagen:
30 WT x 183 KT (1.5.2018 – 31.10.2018) : 365 =15,04 WT
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr:+  6,00 WT
Gesamturlaubstage offen:          21,04 WT
Kaufmännische Rundung:21,00 WT
Berechnung des aliquoten Urlaubes im Austrittsjahr mit Arbeitstagen:
25 AT x 183 KT (1.5.2018 – 31.10.2018) : 365 =12,53 AT
Resturlaub aus dem alten Urlaubsjahr:+ 5,00 AT
Gesamturlaubstage offen:         17,53 AT
Kaufmännische Rundung:18,00 AT

Der offene Urlaub beträgt 21 Werktage oder 18 Arbeitstage.

Berechnung der Urlaubsersatzleistung

Abrechnung nach Werktagen:

Wird der Urlaub nach Werktagen bemessen so wird der Monatsbetrag durch 26 dividiert und mit der Anzahl der offenen Urlaubstage multipliziert.

Monatslohn:€ 2.040,00
Überstundenpauschale pro Monat:€ 400,00
Summe laufender Bezug:€ 2.440,00
aliquotes Urlaubsgeld (2.040,00/6/2)€ 170,00
aliquotes Weihnachtsgeld (2.040,00/6/2)€ 170,00
Summe Sonderzahlungen:€ 340,00
Monatsbetrag inklusive Sonderzahlungen:€ 2.780,00

Urlaubsersatzleistung laufender Bezug:

=2.340,00/26*21

 

€ 1.970,80

Urlaubsersatzleistung Sonderzahlung:

= 340/26*21

 

€ 274,60

Urlaubsersatzleistung gesamt:

€ 2.245,40

oder Abrechnung nach Arbeitstagen:

Wird der Urlaub nach Arbeitstagen (5-Tage-Woche) bemessen, so wird der Monatsbetrag durch 22 dividiert und mit der Anzahl der offenen Urlaubstage multipliziert.

Monatslohn:€ 2.040,00
Überstundenpauschale pro Monat:€ 400,00
Summe laufender Bezug:€ 2.440,00
aliquotes Urlaubsgeld (2.040,00/6/2)€ 170,00
aliquotes Weihnachtsgeld (2.040,00/6/2)€ 170,00
Summe Sonderzahlungen:€ 340,00
Monatsbetrag inklusive Sonderzahlungen:€ 2.780,00

Urlaubsersatzleistung laufender Bezug:

=2.340,00/22*18

 

€ 1.996,40

Urlaubsersatzleistung Sonderzahlung:

= 340/22*18

 

€ 278,20

Urlaubsersatzleistung gesamt:

€ 2.274,60

Abrechnung mit der Krankenkasse

Für die Abrechnung mit der Gebietskrankenkasse ist die Urlaubsersatzleistzung des laufenden Bezuges und des Überstundenpauschales als allgemeine Beitragsgrundlage zu melden und abzurechnen. Die aliquoten Sonderzahlungsanteile sind beitragsrechtlich als Beitragsgrundlage für Sonderzahlungen zu melden und abzurechnen. Daher müssen diese auch gesondert berechnet werden.

Beim laufenden Anteil der Urlaubsersatzleistung ist darauf zu achten, ob diese auf verschiedene Beitragszeiträume aufzuteilen ist. Wenn z.B. das Dienstverhältnis am Ende eines Monats beendet wird, fällt die Urlaubsersatzleistung in den nächsten Monat und ist in diesem zu melden. Der Sonderzahlungsanteil der Urlaubsersatzleistung wird dem Beendigungsmonat (= arbeitsrechtliches Ende des Dienstverhältnisses) zugerechnet.

Die Urlaubsersatzersatzleistung verlängert die Pflichtversicherung. Zu den Urlaubstagen sind die Wochenendtage dazu zu rechnen. Bei einer 6 Tage-Woche, Urlaub nach Werktagen, sind pro 6 volle Urlaubstage 1 Tag (Sonntag) zur Pflichtversicherungszeit dazu zu rechnen.

Bei einer 5 Tage-Woche, Urlaub nach Arbeitstagen sind pro 5 Arbeitstage 2 Tage (Samstag, Sonntag) dazu zu rechnen.

Für die Zeit der Verlängerung der Pflichtversicherung sind alle Umlagen bzw. Nebenbeiträge, wie z.B. der Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse, abzuführen.

monatlicher Beitragsgrundlagennachweis

Erstreckt sich die Verlängerung der Pflichtversicherung über ein Monat hinaus, so ist für jedes Monat ein Beitragsgrundlagennachweis (mBGM) zu erstellen.

(Wird ein Dienstverhältnis durch einen unberechtigten vorzeitigen Austritt oder eine schuldhafte Entlassung beendet, so kann dem Dienstnehmer zu viel verbrauchter Urlaub abgezogen werden. Für die Sozialversicherung hat eine solche Rückerstattung keine Auswirking da die Pflichtversicherung nicht verkürzt wird. Diese Rückforderungsansprüche des Dienstnehmers mindern auch nicht die Beitragsgrundlage für die Sozialversicherung.)

Abmeldung bei der Krankenkasse

Bei der Abmeldung ist im

  • Feld "Ende Beschäftigungsverhältnis" das Datum des arbeitsrechtlichen Endes der Beschäftigung
  • und unter "Ende des Entgeltanspruches" das Datum des Endes der Pflichtversicherung einzutragen (arbeitsrechtliches Ende + Urlaubstage + Wochenendage).

Der Zeitraum der Ersatzleistung für Urlaubsentgelt ("ab", "bis") ist anzugeben.

Im Feld "Betrieblicher Vorsorgebeitrag Ende" ist ebenfalls das Ende der Pflichtversicherung (= Ende des Entgeltanspruches) einzutragen.

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