Belegorganisation bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)

Ein eigenes Bankkonto für die Firma

Es ist sehr empfehlenswert ein eigenes betriebliches Bankkonto zu führen. Alle Einnahmen und Ausgaben, die den unternehmerischen Bereich betreffen werden über dieses Konto abgewickelt. Dadurch haben Sie alle Rechnungen, die Sie zahlen und unbare Einggänge gut dokumentiert. Der jeweilige Beleg zur Geldtransaktion wird beim Bankkontoauszug abegelegt und mit einer Nummer versehen. Hier empfehlen wir die einzelnen Kontobewegungen jeweils einzeln zu nummerieren um eine gute Verbindung zur Buchhaltung herzustellen.

Geld für private Ausgaben wird beispielsweise einmal pro Monat auf ein privates Bankkonto überwiesen. Damit sind private Ausgaben nich mit den betrieblichen vermischt und auch bei Prüfungen durch das Finanzamt grundsätzlich nicht offen zu legen.

Das Bankkonto wird mit Saldoführung gebucht. So ist sichergestellt, dass keine Kontobewegungen übersehen wurden.

Barbewegungen

Alle Belege, die Barzahlungen betreffen, werden in einem eigenen Belegkreis (Ordner) nach Datum sortiert aufgehoben, einzeln nummeriert und ohne Saldoführung verbucht.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es notwendig eine elektronische Kasse (Registrierkassensystem) zu haben und die Barumsätze elektronisch zu erfassen. Hier ist es dann ausreichend den Umsatz einmal im Monat aus diesem System auszudrucken und zu den Buchhaltungsunterlagen zu geben. Die Umsätze werden dann einmal pro Monat verbucht.

Umsatzsteuer

Für den Bereich der Umsatzsteuer ist es wichtig, die Umsätze nach Steuersätzen getrennt zu erfassen. Für den Vorsteuerabzug müssen alle Rechnungsmerkmale auf dem Belege vorahnden sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorsteuerabzug durch das Finanzamt gestrichen werden.

Wareneingangsbuch

Falls Sie Waren einkaufen, die zum Weiterverkauf bestimmt sind (Händler, Verarbeiter) so ist für Finanzamtszwecke ein Wareneingangsbuch zu führen. Der Inhalt des Wareneingangsbuches dient vor allem der Kalkulation Ihrer Aufschläge. Das ist immer ein Thema bei Finazamtsprüfungen.