Registrierkasse – Kann im Beleg auf Rechnung verwiesen werden ?

Immer wieder stellt sich die Frage ob es ausreicht eine Rechnung (vielleicht auch nur mit der Hand) zu schreiben und bei Erfassung des Barumsatzes mittels Registrierkasse dann nur den Betrag und die Rechnungsnummer anzuführen.

Hier sind zwei verschiedene Vorschriften zu unterscheiden:

1. Die Verpflichtung einen Beleg bei Barumsätzen auszustellen

Die Verpflichtung einen Beleg bei Barumsätzen auszustellen ist im § 132a BAO geregelt.

Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  1. eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers
  2.  eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird
  3.  den Tag der Belegausstellung
  4.  die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
  5.  den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Es ist nach § 132a Abs. 4 BAO zulässig die Menge und handelsübliche Bezeichnung durch Zeichen oder sonstige Verweise zu ersetzen (solange diese aufgehoben werden und zum jeweiligen Beleg vorgelegt werden können). In den Erläuterungen wird dazu folgendes gesagt:

„Hinsichtlich der Belegmerkmale wurden in § 132a Abs. 4 und 7 BAO Erleichterungen geschaffen, insbesondere auch, um eine doppelte Belegerstellung (etwa aufgrund § 11 UStG 1994) und damit unnötigen Verwaltungsaufwand für die betroffenen Unternehmen zu vermeiden.“

Also ist es grundsätzlich ausreichend bei Erfassung des Barumsatzes einen Beleg mit dem Hinweis auf die ohnehin schon geschriebene Rechnung zu erstellen und dem Kunden mitzugeben.

Aber:

2. Die Verpflichtung eine Registrierkasse zu haben

Wie wir mittlerweile alle wissen brauchen wir ab einem Barumsatz von € 7.500,00 (bei einem Gesamtumsatz von € 15.000,00 – ich weiß) auch eine Registrierkasse. Und ab 1.4.2017 muss diese Kasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die nähere Ausgestaltung dieses Systems wurde in der Registrierkassensicherheitsverordnung festgelegt.

§11 der Registrierkassensicherheitsverordnung erweitert nun den zwingenden Beleginhalt des § 132a Abs. 3 BAO um folgende Merkmale:

  1. Kassenidentifikationsnummer
  2. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  3. Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  4. Inhalt des maschinenlesbaren Code

Wenn wir jetzt einen Barumsatz nur mit dem Betrag und Hinweis auf die geschriebene Rechnung erfassen fehlt uns der Betrag getrennt nach Steuersätzen. Wenn wir nur einen Steuersatz auf der Rechnung haben ist das Problem nicht groß, wir erfassen den Zahlungsbetrag einfach mit dem einzigen Steuersatz z.B. 20%.

Wenn wir allerdings mehrer Steuersätze haben muss eigentlich für jeden Steuersatz der Betrag gesondert erfasst werden.

(Nur kurz zur Erinnerung: wir wollen hier bereits geschriebene Rechnungen, die bar bezahlt werden, erfassen und nicht alles noch mal eintippen. Wenn wir alle verkauften Artikel ohnehin in die Kasse eintippen stellen sich diese Fragen nicht)

Im Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht wird für barbezahlte (Ziel)Rechnungen eine Lösung angeboten (Abschnitt 2.4.11):

Eine Barzahlung liegt auch vor, wenn der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung iSd UStG 1994 mit Erlagschein übergibt, der Leistungsempfänger diesen Betrag aber dennoch beim Unternehmer in bar bezahlt. In diesem Fall entsteht die Steuerschuld nicht ein zweites Mal. Der leistende Unternehmer stellt keine „Rechnung“ im Sinn des UStG 1994, sondern einen Beleg über die empfangene Barzahlung aus.

Es ist zulässig auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.

Dies wird aber wohl nur für wirkliche Zielrechnungen gelten. Für Geschäftsfälle bei denen es von vornherein klar ist, dass diese „bar“ abgewickelt werden, ist zumindest der Umsatz getrennt nach Steuersätzen zu erfassen, oder der gesamte Geschäftsfall ohnehin im Kassensystem zu erfassen.

Und noch ein Tipp am Rande (auch ein Zitat aus dem Erlass):

Die Erfassung in der Registrierkasse und der Ausdruck des Registrierkassenbelegs lösen keine Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnung aus, weil dadurch keine zweite Rechnung iSd § 11 UStG 1994 entsteht.

Es ist zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.

Man weiß ja nie …

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